Аналіз звернень громадян за І півріччя 2012р.

АНАЛІЗ

стану обліково-статистичної роботи

Лубенського міськрайонного суду Полтавської області

за І півріччя 2012 року.

За результатами звітного періоду проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи Лубенського міськрайонного суду Полтавської області за І півріччя 2012 року.

Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України 27.06.2006 року № 860/12734 зі змінами та доповненнями; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з послідуючими змінами та доповненнями, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010р. та погодженого з Державною судовою адміністрацією України 26.11.2010р.; Інструкції щодо подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів; Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 № 87); Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів України» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється через автоматизовану систему документообігу суду. Робота у вказаній програмі щодо наповнення та використання інформації здійснюється на основі виданих наказів №1/од.а від 04.01.2011р. «Про визначення технічного адміністратора та користувачів автоматизованої системи документообігу суду» та №7/од.а від 06.05.2011р. «Про розподіл обов’язків між працівниками суду».

Відповідальними працівниками апарату суду налагоджена безперервна система введення та наповнення інформації до КП «Д-3» щодо справ та матеріалів, що надходять до суду.

Протягом І півріччя 2012 року працівниками Лубенського міськрайонного суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду, а саме: у день надходження відповідної справи чи матеріалу відповідальним секретарем реєструвалися у програмі Д-3 у розділі «Загальна канцелярія» після чого передавалося до відповідної канцелярії: кримінальної, цивільної, адміністративної, справ про адміністративні правопорушення. Після отримання матеріалів та справ секретарем відповідної канцелярії заводилися обліково-статистичні картки з дотриманням вимог щодо індексу та хронологічної послідовності, а також здійснюється автоматичний розподіл між суддями Лубенського міськрайонного суду. Під час проміжних перевірок та в процесі підготовки звітів випадків наявності карток-дублікатів не виявлено.

Незважаючи на значне збільшення надходження справ в порівнянні з  І півріччям 2011 року, у І півріччі 2012 року керівництвом суду особлива увага приділялася контролю за правильністю та оперативністю реєстрації справ.

Відповідно до номенклатури справ суду були створені номенклатурні справи «Постанови колегії ДСА України з питань судової статистики», «Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації ДСА України та управління ДСА в Полтавській області», «Первинні статистичні звіти про роботу суду в роздрукованому вигляді та на машинних носіях: річні, квартальні, піврічні» та «Листування по складанню, поданні та перевірці статистичної звітності», де зберігаються всі, належним чином оформлені, оригінали статистичних звітів суду та документації по них. Для удосконалення облікової та статистичної роботи ведуться також наступні номенклатурні справи: «Матеріали узагальнення судової практики апеляційного суду та Верховного Суду України», «Копії окремих ухвал і листування щодо їх виконання», за якими справи надіслані на додаткове(досудове) розслідування», «Копії судових рішень за якими справи надіслані на додаткове розслідування чи повернуто прокуророві в порядку ст.249-1 КПК України або додаткові перевірки», «Листи, роз’яснення ДСА щодо наповнення бази даних ЄДРСР» та інші.

       Електронні копії судових рішень, засвідчені ЦЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідно до Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Судом постійно ведеться контроль щодо кількості  копій судових рішень , надісланих до ЄДРСР. Більшість рішень, винесених судом направлені до ЄДРСР.

Робота щодо заповнення та ведення карток на осіб стосовно яких розглянута кримінальна справа (КО) та картка обліку сум шкоди, завданої злочином у суді покладена на секретаря апарату суду Пасішник О.В. За І півріччя 2012 року керівником апарату суду Кушнір Л.Б. перевірено вказаний напрямок роботи, складено відповідну довідку, відповідно до висновків якої суттєвих недоліків не виявлено. КО вводилися в програму у хронологічному порядку. Випадків пропущення порядкових електронних номерів немає. Крім того, ведеться окремий робочий журнал із зазначенням прізвищ осіб та найбільш актуальної, необхідної інформації, про що позитивно відмічено у довідці, оскільки це полегшує контроль за всіма особами стосовно яких розглянуті кримінальні справи та пошук необхідної інформації.

       Впродовж  І півріччя 2012 року керівником апарату суду Кушнір Л.Б. та його заступником  Захаровою Т.Г. проведено перевірки  з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства, а саме : перевірка роботи канцелярії суду щодо звернення до виконання рішень у кримінальних справах; перевірка передачі справ за 2011 рік до архіву суду; перевірка роботи канцелярії суду щодо формування судових справ; перевірка роботи канцелярії суду щодо реєстрації та обліку судових справ і матеріалів; перевірка роботи суду щодо приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення та виконання запланованих заходів та їх обговорення на оперативних нарадах тощо.

Також за І півріччя 2012 року  проведено аналізи стану здійснення правосуддя, обліково-статистичної роботи, стану організації роботи за зверненнями громадян, оперативності розгляду справ. Щоквартально до ТУ ДСА направлялися акти звірки щодо направлення КО, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи. Аналогічні заходи заплановані і у плані роботи суду на ІІ півріччя 2012 року.

Безпосередньо перед підготовкою звітів за І півріччя 2012 року, проведено навчання з відповідальними працівниками суду щодо вивчення Інструкції щодо подання та заповнення форм  звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ та матеріалів, затвердженої наказом ДСА України 05.06.2006р. №55.

Крім того, в червні 2012р. проведено перевірку якості роботи осіб, відповідальних за обліково-статистичну роботу у суді: старшого секретаря Штепи А.В., секретаря по кримінальним справам Пасішник О.В.; секретаря по цивільних справах Карпця А.В.; секретарів по адміністративним справам Гладченко А.А., Іващенко О.М., секретаря  по справам про адміністративні правопорушення Баклай Т.І. за підсумками роботи у І півріччі 2012 році.

Таким чином, значних помилок, що могли б вплинути на повноту та правильність звіту перевірками не виявлено.

Протягом року працівники суду брала участь у обговоренні пропозицій щодо можливості удосконалення обліково-статистичної роботи у зв’язку з великим навантаженням на апарат суду щодо прийому та реєстрації справ за позовами про соціальні виплати. Особливу увагу на виробничих нарадах керівництво суду приділило контролю за строками призначення та розгляду справ. Періодично здійснювались контрольні вибірки списків справ, що перебувають на розгляді суддів та обговорення їх результатів на зборах суддів.

На виконання листа ТУ ДСА в Полтавській області №455 від 22.06.2012 року працівниками суду були складені та направлені форми річної статистичної звітності за №1-ОП, 1-Л, 1, 2-А, 2-Ц, 3, 4, 5 та додаткові форми і підтвердження до них. Електронна інформація була внесена до шаблонів, надісланих ТУ, які в свою чергу занесені до Д-З, звідки були роздруковані письмові варіанти та направлені до ТУ ДСА у Полтавській області.

З огляду на викладене, на далі слід планувати ряд заходів щодо підвищення якості обліково-статистичної роботи у суді.

1.     Продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі наповненні автоматизованої системи документообігу суду.

2.           Планувати і постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів.

3.           Під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України „Про судоустрій і статус суддів".

4.           Щоквартально проводити навчання з працівниками суду які працюють із автоматизованою системою «Д-3» , з програмним оновленням.

5.     Після кожного звітного періоду проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи.

Голова Лубенського

міськрайонного суду                                                О.В.Волювач