Засади використання автоматизованої системи документообігу Лубенського міськрайонного суду Полтавської області зі змінами

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Лубенському міськрайонному суді Полтавської області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України №39 від 11.11.2024 року, відноситься до повноважень зборів суддів Лубенського міськрайонного суду Полтавської області (далі - збори суддів суду).

1.2. За результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання АСДС і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання АСДС збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання АСДС.

Засади використання АСДС (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї в Лубенському міськрайонному суді Полтавської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача АСДС у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до АСДС не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.2. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами АСДС здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.3. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду, яка визначена наказом керівника апарату суду, до АСДС не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.4. Електронні примірники наказів (в тому числі про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді) вноситься відповідальною особою суду, яка визначена наказом керівника апарату суду, до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

3.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в АСДС в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття  відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

3.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

3.3. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується АСДС  автоматично. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися в судовому рішенні.

3.4. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

3.5. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.

4.1. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації одразу після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження).

4.2. У разі виникнення обставин, які є підставою для виключення суддів із авторозподілу, а саме: лікарняний, відрядження, відпустка, - суддя повідомляє про це керівника апарату суду, який оформлює відповідну службову записку та вносить її до АСДС.

4.3. Невиконання суддею правил, визначених п.4.2 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ згідно з наказом керівника апарату суду.

4.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за п’ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти днів (за наявності наказу голови суду);
• за сім робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить чотирнадцять і більше днів (за наявності наказу голови суду);
• в один робочий день до короткого відрядження (від одного до п’яти календарних днів) та в день перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• за три робочі дні - якщо відрядження тривале (становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• за один робочий день до перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

4.6. З метою виконання невідкладних завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду в розумні строки клопотань органів досудового розслідування, в суді встановлюється чергування для слідчих суддів та працівників апарату суду у вихідні дні. З метою забезпечення виконання рішення зборів суддів про встановлення чергування слідчих суддів голова суду видає наказ, яким затверджує графік чергувань і список чергових слідчих суддів. У дні чергування автоматизований розподіл (повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду) цих клопотань здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду графіку чергувань.

4.7. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про АСДС, Засад використання АСДС, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

4.8. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

4.9. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням спеціалізації.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

4.10. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цього Положення.

У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

4.11. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

4.12. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення та Засад використання АСДС Лубенського міськрайонного суду Полтавської області.

4.13. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи (наприклад, перебування на довготривалому лікарняному або у відпустці, підвищення кваліфікації/навчання з увільненням від виконання обов’язків судді тощо), невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

4.14. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

4.15. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

4.16. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

4.17. Не підлягають автоматизованому розподілу:

- судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляються самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду першої інстанції, та передаються (через реєстрацію вхідної канцелярії) раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;

- судові справи (у порядку ЦПК України, КАС України, КУпАП), по яких суддею цього суду вже було ухвалено процесуальне рішення про направлення/передачу справи за підсудністю до іншого суду, яке не скасовано, проте справа повернулась до суду з ухвалою/постановою іншого суду.

4.18. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

4.19. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається. 

5.1. Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, колегії суддів, проводиться модулем автоматизованого розподілу щодо:

5.1.1. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

5.1.2. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

5.1.3. судових справ про перегляд заочного рішення;

5.1.4. заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

5.1.5. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

5.1.6. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

5.1.7. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

5.1.8. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

5.1.9. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

5.1.10. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на  доопрацювання;

5.1.11. судових справ про адміністративне правопорушення відносно однієї і тієї ж особи (якщо справа ще не розглянута).;

5.1.12. судових справ (у порядку ЦПК України, КАС України, КУпАП), по яких суддею цього суду вже було ухвалено процесуальне рішення про направлення/передачу справи за підсудністю до іншого суду, яке не скасовано, проте справа повернулась до суду з ухвалою/постановою іншого суду, з метою дотримання процесуальних норм щодо недопустимості спорів про підсудність, справа передається раніше визначеному судді, який ухвалював рішення про направлення/передачу справи за підсудністю.

5.2. Клопотання (подання, скарги) по одному кримінальному провадженню (за номером ЄРДР) передаються раніше визначному слідчому судді. В разі надходження клопотання, скарги слідчому судді, в якій міститься інформація про постановлення слідчим суддею Лубенського міськрайонного суду ухвали про зобов’язання внести відомості до ЄРДР, таку скаргу слід розподіляти раніше визначеному слідчому судді (створивши на основі поточної ОСК з типом «Подання (клопотання, скарга) по кримінальній справі (кримінальному провадженню)» поєднуючи зі справою, де цей слідчий суддя постановив ухвалу про зобов’язання внести відомості до ЄРДР)».

5.3. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

5.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, пунктами 5.1 – 5.2 Засад,  такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання АСДС. окрім:

- судових справ, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

-  зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду.

6. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

6.1. Збори суддів суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

6.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою. Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.

6.3. Збори суддів суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

6.3.1. у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

6.3.2. у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

6.3.3. у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;

• які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
• які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);
• у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав;
• стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;
• у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

6.4. Збори суддів суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

6.5. Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

6.6. Збори суддів суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

6.7. Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

7. Визначення присяжних

7.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду:

7.1.1. кримінального провадження в суді;

7.1.2. цивільних справ в порядку окремого провадження.

7.2. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

7.3. Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

7.4. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

7.5. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

7.6. Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи.

7.7. На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

7.8. На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

7.9. У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних.

Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами,  визначеними Положенням та Засадами використання АСДС, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

8. Слідчі судді

8.1. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення.

8.2. Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів.

9. Розгляд кримінальних проваджень стосовно неповнолітніх чи малолітніх

9.1. Кримінальні провадження, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів з урахуванням Засад використання АСДС та  спеціалізації.

9.2. У разі уповноваження інших суддів здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх чи малолітніх, розгляд розпочатих кримінальних проваджень (справ) закінчується визначеними суддями.

10. Керівник апарату суду

10.1. Керівник апарату суду щорічно звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

10.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

10.3. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

11. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

11.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відомості вносяться у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції. Відповідна інформація вноситься до АСДС користувачем відповідно до його функціональних обов’язків або головуючим суддею.

Здійснення контрольної функції щодо повноти і своєчасності відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень на заступника керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов’язки.

11.2. До автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

11.2.1. у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення;

11.2.2. у разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

11.2.3. у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

12. Надання інформації про стан розгляду судових справ

12.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також  інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставинами, за виключними обставинами.

12.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень» та Порядку, який затверджений судом.

12.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.

12.4. На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюються така інформація:

12.4.1. список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи);

12.4.2. список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);

12.4.3. список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

12.4.4. інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);

12.4.5. інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.

      Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

13. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді

13.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

      Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після їх підписання автором (авторами).

У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.

13.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

13.3. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

14. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

14.1. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

14.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

15. Форс-мажорні обставини

15.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

            Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

15.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.15.1. Засад обставин.

15.3. У разі настання зазначених у п.15.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту,  клопотання слідчого,  прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла), здійснюється  за рішенням зборів суддів Лубенського міськрайонного суду Полтавської області. 

15.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті п.15.1. Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цим Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

16. Підготовка статистичних даних

16.1. АСДС забезпечує:

16.1.1.введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

16.1.2. перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

16.1.3. формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

16.1.4. перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

16.1.5. зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі; формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

16.1.6. передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду;

16.1.7. формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

16.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами суду.

16.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після його підписання автором. Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У визначених законодавством випадках електронний примірник звіту може бути підписано уповноваженою особою.

17. Передача судових справ до електронного архіву

17.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

18. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

18.1.Забезпечення захисту інформаційних ресурсів АСДС здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

18.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів АСДС здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

18.3. Для підтримки працездатності АСДС, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора АСДС базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора АСДС відповідного запиту.